Każdy przedsiębiorca ma obowiązek prowadzenia księgowości. Może ona mieć różny zakres i różną formę, ale rozliczanie się z fiskusem i uporządkowana księgowość to wymóg gwarantowany prawnym porządkiem. Przedsiębiorca może natomiast dowolnie decydować, czy księgowość będzie stanowić integralną część firmy czy zamieni się w usługę outsourcingową.

Zewnętrzne biuro rachunkowe do prowadzenia firmowej księgowości to jedna z opcji, którą najczęściej wybiera mały średni przedsiębiorca. Outsourcing księgowy to sposób na ograniczenie kosztów, zwłaszcza na początku firmowej drogi. Przedsiębiorca nie ponosi kosztów inwestycji w sprzęt i oprogramowanie, nie musi zatrudniać osoby do prowadzenia księgowości. Z biurem rachunkowych rozlicza się najczęściej ryczałtowo, na podstawie liczby przepływających dokumentów. Dopóki firma nie zamieni się w wielkie i skomplikowane strukturą przedsiębiorstwo, biuro rachunkowe spełnia swoją rolę.

 Jak znaleźć dobre biuro rachunkowe? 

Przystępując do poszukiwania biura rachunkowego do obsługi księgowej firmy, warto rozważyć kilka ofert. Firm świadczących usługi księgowe jest mnóstwo i panuje pomiędzy nim spora konkurencja. Warto wcześniej zwerbalizować oczekiwania względem firmy i kryteria wyboru. Analizę oferty najlepiej przeprowadzić z punktu widzenia, np. księgowości internetowej. Komunikacja z biurem rachunkowym za pomocą internetu ogromnie usprawnia współpracę i pozwala na oszczędność czasu. Księgowość internetowa akceptuje przesyłanie dokumentów drogą elektroniczną, a to oznacza, że znika gdzieś bariera odległości pomiędzy przedsiębiorstwem a firmą księgową. Przesyłanie dokumentów do firmy i otrzymywanie ich poprzez internet pozwala na pełen zakres współpracy.

Kryterium reprezentacji

Pełna współpraca pomiędzy przedsiębiorcą a biurem rachunkowym oparta jest o pełnomocnictwo, które jest podstawą reprezentacji firmy przed instytucjami państwowymi. Pełnomocnictwo upoważnia do składania deklaracji w imieniu przedsiębiorcy czy reprezentowania go na wypadek kontroli w firmie. Jeżeli dane biuro rachunkowe nie świadczy usługi reprezentacji, ciężar ten musi zostać przeniesiony na przedsiębiorcę, absorbując go przy każdym dokumencie, który należy podpisać i złożyć osobiście. Pełnomocnictwo wiążące obie strony sprawia, że współpraca przebiega płynnie, każda ze stron wykonuje swój zakres obowiązków.

Obowiązkowe ubezpieczenie OC biura rachunkowego

Decyzja o samodzielnym prowadzeniu księgowości skutkuje tym, że w przypadku błędów podatkowych to przedsiębiorca ponosi za nie odpowiedzialność. Z kolei formą ochrony przedsiębiorcy przed błędami biura rachunkowego jest obowiązkowe ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej. Każde biuro rachunkowe jest zobowiązane do ubezpieczenia działalności od OC. Warunki ubezpieczenia, te minimalne, określone są odgórnie, właściciel biura rachunkowego może tylko podwyższyć kwotę ubezpieczenia.

Ubezpieczenie OC biura rachunkowego gwarantuje przedsiębiorcy, że w razie popełnionych błędów przez pracowników biura, konsekwencje finansowe z tego tytułu nie dotkną przedsiębiorcy, sporne kwoty oraz naliczane kary zostaną uregulowane przez ubezpieczyciela. Oznacza to, że biuro rachunkowe bierze na siebie pełną odpowiedzialność za poprawność rozliczeń z fiskusem.

Weryfikacja opinii o biurze rachunkowym

Ostatnim kryterium weryfikacji biura rachunkowego jest sprawdzenie opinii o danym biurze wśród przedsiębiorców korzystających z tego samego biura. Opinie można znaleźć w internecie, można skontaktować się z innymi klientami, warto również sprawdzić z kim aktualnie biuro współpracuje.